Käyttöönotot ja muutoksenjohtaminen

Käyttöönotto, jalkauttaminen, juurruttaminen, arkeistaminen, muutoksen johtaminen, vakiinnuttaminen, muutoshallinta…

Rakkaalla lapsella on monta nimeä, mutta sama yksiselitteinen tavoite: saada ihmiset mukaan ja käyttämään uutta hienoa järjestelmää, johon on investoitu sievoinen summa. (Jos pääkysymyksesi on "Miten saan käyttäjät käyttämään järjestelmääni?" – pahoittelen – olet jo mennyt metsään!)

Digitaalisen järjestelmän jalkauttaminen käyttäjien arkeen ei ole järjestelmäuudistuksen viimeinen, päälleliimattu yksisuuntainen saneleva vaihe, vaan käyttöönotto ja muutoksen johtaminen (people side of change) käynnistyy jo samalla hetkellä, kun järjestelmäuudistuksen tarve tunnistetaan.

Tuen asiakkaitani tietojärjestelmien käyttöönotoissa sekä työn digitalisoinnin ja AI-transformaation muutosjohtamisessa suunnitelmallisesti ja kokonaisvaltaisesti. Laadin sekä strategiset suunnitelmat että toteutan toimenpiteet käytännössä tai johdan niitä projektipäällikkönä, sopimuksemme mukaan.

Projektiin integroitu muutosjohtaminen tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sidosryhmien tunnistamista ja osallistamista, liiketoiminnan ja muiden osallisten tarpeiden ja motivaattorien ymmärtämistä, niihin vastaamista, iteratiivista yhteiskehittämistä, järjestelmän toiminnallisuuksien tarkoituksenmukaisuutta, oikea-aikaista viestintää sekä hyväksyttäviä syitä muutoksen taustalla. Systemaattisilla muutoksenjohtamisen toimenpiteillä luodaan psykologista turvallisuutta, luotettavuutta ja ennustettavuutta, arvoa ja hyötyä.

Palveluitani muutoksen tueksi

  • Muutoksen lähtötila-analyysi ja muutoksen laajuuden arviointi
  • Sidosryhmien, intressien, muutos- ja osaamistarpeiden analysointi
  • Muutoskyvykkyyden arviointi, sidosryhmäanalyysi
  • Muutoshankkeen suunnittelu kiinteäksi osaksi pääprojektia, vaiheistus ja resurssitarpeen määrittely
  • Muutosmenetelmien valinta ja toimenpiteiden suunnittelu
  • Muutosviestinnän suunnittelu ja toteutus
  • Muutoksen systemaattinen läpivienti, käyttöönoton tai toimintatapamuutosten toteuttaminen
  • Sidosryhmäyhteistyö
  • Esihenkilöiden ja johdon tukeminen ja valmentaminen
  • Muutosvalmennukset
  • Työpajat, koulutukset, valmennukset ja infot
  • Muutoshankkeiden säännöllinen sparraustuki
  • Projektipäällikköpalvelut

Kokemus ja menetelmät

Olet toteuttanut mm. seuraavanlaisia muutoshankkeita:

opintotietojärjestelmän käyttöönotto, räätälöidyn eLearning-ratkaisun käyttöönotto, toimitilamuutoshankkeen muutosjohtamisen sparraus ja suunnitelma, lukuisia intranet-uudistuksia ja -käyttöönottoja, lukuisten eri organisaatioiden Teams-käyttöönottoja ja modernin työn selkeyttämistä, CMS-järjestelmien käyttöönottoja, työyhteisöviestinnän kanavien selkeyttäminen, kollaboraatioratkaisun pilotointi, iterointi ja skaalaaminen, tietoturvallisuusosaamisen vahvistaminen, CRM-järjestelmän käytön vahvistaminen ja prosessit, asiointipalvelun uudistaminen, käyttöönotto ja prosessit sekä tekoälyratkaisujen käyttöönottoja, tekoälytransformaation muutoksen tukea ja toteutusta.

Kokemukseni mukaan käyttöönottohankkeissa olennaista on:

  • Sovittaa iteratiivisesti yhteen organisaation prosessit, toimintatavat, kulttuuri, asenteet, osaaminen ja työkalujen mahdollisuudet jo suunnittelu- ja toteutusvaiheessa
  • Keskittyä työtapojen vakiinnuttamiseen ja arkeistamiseen pelkkien hetkellisten lanseeraustoimien sijaan.
  • Tunnistaa sidosryhmät, tuntea heidät ja heidän roolinsa muutoksessa, valita riittävät ja sopivat toimenpiteet muutoksen toteuttamiseen.
  • Tukea erityisesti keskijohto ja esihenkilöitä muutoksen toteuttajina.
  • Vaiheistaa muutos ja varata riittävät resurssit ja tuki.
  • Katalysoimalla muutosta, mm. vahvistamalla psykologista turvallisuutta uuden oppimisen ja vanhvasta poisoppimisen äärellä sekä motivoida itseohjautuvuutta muutoksen lähtökohtana
  • Tukea vakiinnuttamista mm. säännöllisin muutosviestinnän toimenpitein.

Yhdistän käytännön muutosjohtamiseen mm.:

  • ADKAR-mallin parhaita puolia. Olen Prosci Sertified Change Practitioner.
  • Muutosvalmentajan oppeja. Olen Metropoliasta valmistunut muutosvalmentaja. Työstän parhaillaan muutosjohtamisen ylempää AMK-tutkintoa.
  • Palvelumuotoilua ja fasilitointia. Olen sertifioitu ammattifasilitaattori.
  • Viestinnän ammattilaisen taustaani. Minulla on yhteisöviestijän koulutus ja monipuolinen viestintätyön käytännön kokemus työuran alusta. Viestintä ja sidosryhmäyhteistyö ovat erottamaton osa projektitoimitusta.

Referenssejäni aiheesta: käyttöön­otot ja muutoksen­johtaminen

Asiantuntijaorganisaatio2024

Interim-IT-projektipäällikkö

Tuin ulkoistettuna IT-projektipäällikkönä organisaatiota mm. rahoituksen asiointipalvelun suunnittelussa, toteutuksessa ja käyttööönotossa rahoitustoiminnan laajentuessa sekä CRM‑käytön vahvistamisessa, jatkokehittämisessä ja toimintatapamuutosten läpiviennissä. Työ sisälsi myös tekoälymahdollisuuksien analysointia ja käyttöönottojen ohjausta, datan valmistelua tekoälyratkaisuja varten, järjestelmäarkkitehtuurin arviointia sekä muutos- ja viestintätukea tekoälytransformaation ja tietoturvatietoisuuden edistämiseksi. (09/2024-12/2025)

Hoas (Helsingin seudun opiskelija-​asuntosäätiö sr)2022

Teamsin käyttöönotto ja intranet-uudistus

Intranetin konseptointi ja määrittely moderniin SharePointiin (10-12/2023). Teamsin käyttöönotto asiakasrajapinnassa työskentelyn tueksi, mm. pelikirja ja tietoiskukoulutukset (11/2022-02/2023). Lue lisää casejutusta: Hoas siirsi sisäisen digitaalisen viestintänsä M365-pilveen.

Helsingin kaupunki2021

Intranet-uudistus

Tulin mukaan kaupungin massiiviseen intranet-uudistukseen siinä hetkessä, kun käyttäjälähtöinen visio konseptista tuli konkretisoida. Roolini: tuki projektitiimille intranet-projektien asiantuntijana, intranet-uudistuksen vaiheistuksen konkretisointi, tarkentavan määrittelyn fasilitointi, sisällöntuotantotyön fasilitointia ja tukea, toimialaintrojen määrittelyn ja toteutuksen fasilitointi, hallintamallin fasilitointi. Lopulta toimin hetken myös koko hankkeen projektipäällikkönä (04-06/2022). (11/2021-06/2022)

Helsingin Satama (Port of Helsinki)2021

Intranet-uudistus ja Teams-käyttöönotto

Intranet-uudistuksen esiselvitys: käyttäjiä osallistava tarvekartoitus, konsepti- ja teknologiaskenaarioiden arviointi (05-08/2021). Intranetin vaatimusmäärittely ja sisältörakennesuunnittelun fasilitointi (02-05/2022). Teams-käyttötapausten esiselvitys ja Teams-pelikirja ja käyttöönoton tuki (01-03/2023).

Posti2020

Digitaalisen sisäisen viestinnän uudistuksen tukeminen

Tuin Postia yli vuoden kestäneessä digitaalisen sisäisen viestinnän uudistuksessa intranet-asiantuntijana. Toteutin esiselvitysprojektin, jonka lopputuloksena linjattiin intranet-uudistuksen toteutusmalli. Johdin konseptoinnin ja määrittelyn, tuin toteuttajakumppanin kilpailutuksessa, toteutin käyttäjätutkimuksia sekä suunnittelin käyttäjä- ja sisältölähtöisen informaatioarkkitehtuurin SharePoint-intranetille. Toteutusvaiheessa vedin yli 400 sisällöntuottajan sisältöprojektin. Lue case-kuvaus blogistani. (2020-2021)

Purmo Group2019

Ulkoistettu projektipäällikkö: Konsernin ensimmäinen intranet

Toimin ulkoistettuna projektipäällikkönä ja intranet advisorina toteutusprojektissa, jossa Purmo Groupille tuotettiin yrityksen ensimmäinen globaali intranet. Visuaalinen ja innostava intranet tavoittaa koko henkilöstön (n. 3300) toimistolta tehtaisiin ja palvelee sekä lokaaleja viestinnän tarpeita että globaalia strategiaviestintää. Yhdeksän kieliversion intranet toteutettiin Sitecore DXP -alustalla. Lue case-kuvaus blogistani. (08/2019-04/2020)

Åbo Akademi2019

Ulkoistettu projektipäällikkö: Intranet-uudistus

Toimin ulkoistettuna projektipäällikkönä ja advisorina Åbo Akademin intranet-uudistuksessa, jossa modernisoitiin yliopiston digitaalinen sisäinen viestintä kohti avoimempaa ja yhteisöllisempää toimintatapaa. Projektissa uudistettiin viestinnällinen intranet moderniin SharePointiin ja käyttöönotettiin Yammer ja Teams. Lue case-kuvaus blogistani. (01/2019-01/2020)

Nimeämätön vähittäismyyntiketju kuluttaja-asiakkaille2019

Työtilojen käyttöönotto ketjumyymälöissä

Työtilakonseptin pilotointi muutamassa myymälässä, jonka pohjalta työtilakonseptin ja muutostoimenpiteiden kehittäminen. Uuden toimintamallin käyttöönotto kaikissa myymälöissä. Kouluttaminen. (01-05/2019)

Oulun yliopisto2019

Sisäinen palvelukatalogi

Sisäisen palvelu- ja ohjekatalogin konseptointi ja toteutuksen tukeminen intranet-uudistuksen osana. Sisällöntuottajien valmentaminen määrämittaisten palvelukuvausten tuottamiseen. (01-03/2019)

Nimeämätön2016

Muutosviestintäsuunnitelma

Erään nimeämättömän toimijan muuttoa ja toimitilauudistusta tukevan muutoshankkeen muutosviestintäsuunnitelman laatiminen. (2016, North Patrol Oy:n konsulttina)

Aalto-yliopisto2011

Opiskelijaportaali

Opiskelijaportaalin konseptointi, toteutuksen projektipäällikkö, tuoteomistaja ja päätoimittaja. Aalto-yliopiston ensimmäisen Into-opiskelijaportaalin konseptointi ja toteutus yhteistyössä opintohallinnon ja koulujen sekä teknisen toteuttajakumppaninen kanssa 15 000 opiskelijalle. Into on tietointensiivinen julkinen verkkopalvelu, joka koostaa opintoihin liittyvän ohjeistuksen, opinto-ohjelmat sekä yliopiston palvelut ja viestinnän opiskelijoille. (2011-2013, Aalto-yliopiston työntekijänä)

Aalto-yliopisto2010

Henkilöstöintranet

Henkilöstöintranetin toteutuksen ja käyttöönoton projektipäällikkö, tuoteomistaja ja päätoimittaja. Aalto-yliopiston Inside-henkilöstöintranetin toteutusprojektin vetäminen ja käyttöönotto juuri fuusioituneelle yliopistolle v. 2010. Yli 300 sisällöntuottajan verkoston ylläpitäjä, tukihenkilö ja verkkoviestinnän konsultti. Jatkokehityksestä vastaava v. 2010-2013, mm. sisällön, tietorakenteen ja ulkoasun kehittäminen. Intranet-ratkaisu oli käytössä vuoteen 2020. Aalto-yliopisto on yli 20 000 henkilön kansainvälinen tiedeyhteisö, joka syntyi vuonna 2010 Teknillisen korkeakoulun, Helsingin kauppakorkeakoulun ja Taideteollisen korkeakoulun yhdistyessä. (2010-2013, Aalto-yliopiston työntekijänä)

Teknillinen korkeakoulu2007

ELearning-ratkaisun käyttöönotto

Menestyksekkään käyttöönottoprojektin toteutus, jossa digitalisoitiin TKK:n kurssien viestintä ja tiedonhallinta. Noppa-kurssisivustoportaalilla oli 10 000 aktiivista opiskelijakäyttäjää ja 3 000 henkilöstökäyttäjää. (2007-2008, TKK:n työntekijänä)

Jyväskylän kaupunki2006

CMS-järjestelmän käyttöönotto

Jyväskylän kaupungin ensimmäisen CMS-järjestelmän (Innofactor Prime) käyttöönotossa mm. kouluttajana, sivustosuunnittelijana, sisällöntuottajana ja tukihenkilönä muille sisällöntuottajille. (2006, Jyväskylän kaupungin työntekijänä)


Voisinko olla avuksi?

Ota yhteyttä oheisella lomakkeella, pistä viestiä tai soita

Katso kaikki yhteystiedot

Ota yhteyttä


Tutustu lisää ajatuksiini muutoksenjohtamisesta ja käyttöönotoista